Los cronogramas de actividades son recursos gráficos bastante efectivos para hacerle seguimiento al avance de una investigación o un proyecto; el término viene del griego “cronos” que se refiere al tiempo y “grama” que se traduce como mensaje escrito. Los hay de varios tipos y la idea es que a través de la realización de tareas se culmine el producto.
Hacerlos no es una tarea sencilla, por ello en este articulo presentamos para ti toda la información y tutoriales paso a paso para que aprendas cómo hacer un cronograma de actividades, así que ¡no lo pienses más! e inicia junto a nosotros el descubrimiento de los cronogramas de actividades.
¿Cómo Hacer un Cronograma de Actividades en Word?
Word es una excelente herramienta que nos brinda más posibilidades que solo escribir textos, en él también podemos realizar de manera muy práctica un cronograma de actividades, si aun no sabes cómo hacerlo, no te preocupes, a continuación, te enseñaré todos los pasos que debes seguir.
Paso #1.- Abre Word y configura la página✔
Abre la aplicación de Word en tu ordenador y selecciona un nuevo documento, luego en la barra de herramientas busca la opción “disposición” has click en “Configurar página” y se desplegará el cuadro “orientación”, click en “horizontal”.
Paso #2.- Establece los márgenes del documento✔
Selecciona los márgenes del archivo en la sección “márgenes”, luego has click en “márgenes personalizados” y coloca los 4 en 0,5 cm.
Paso #3.- Guarda el archivo✔
Guarda el documento haciendo click en “Archivo” luego selecciona “Guardar”, se desplegará una ventana en donde ingresarás el nombre del documento, elige la carpeta en que deseas guardarlo.
Paso #4.- Opción insertar tabla✔
Has click en el botón “Guardar”; ahora procede a realizar el cronograma insertando la tabla en el menú “Insertar” de la barra de herramientas.
Paso #5.- Tabla de 32 columnas y 15 filas✔
Has click en la opción “Tablas”, se desplegara un cuadro en donde seleccionaras “Insertar tablas” a continuación ingresa el numero de filas y columnas que deseas, por ejemplo 32 columnas y 15 filas, click en “aceptar”.
Paso #6.- Agrega la división de casillas y filas✔
Ingresa la información a las casillas y filas de la tabla, por ejemplo, este puede ser el cronograma de un mes así que lo dividiremos en los 30 días y 4 semanas.
Paso #7.- Ingresa los días de la semana✔
Para ello comienza desde la tercera fila y columna a ingresar cada uno de los días de la semana y el mes (ejemplo L-10 M-11…).
Paso #8.- Cambia el tamaño de la tabla✔
Selecciona con el puntero toda la tabla y has click derecho, click de nuevo en “propiedades de tabla”. Luego selecciona “Columna” a continuación puedes cambiar su tamaño, aunque si usas formato carta no puede ser mayor a 0,9 cm el ancho de todas las columnas. Ve a la opción “Fila” y activa la opción “especificar alto” establece 1 cm para la altura de cada fila.
Paso #9.- Divide la tabla cada siete casillas✔
Divide el cronograma en semanas seleccionando con el puntero 7 casillas de la fila 2, comienza justo encima del día 1, has click derecho y selecciona “combinar celdas”, repite el procedimiento con el resto de casillas de la fila 2.
Paso #10.- Combina las celdas restantes✔
Con el puntero selecciona las dos primeras columnas totalmente, has click derecho y selecciona “combinar celdas”.
Paso #11.- Divide en 1 columna y 15 filas✔
Click derecho de nuevo y selecciona “dividir celdas” en cuadro de diálogo ingresa; columnas:1 y filas:15.
Paso #12.- Identifica las casillas de actividades y semanas✔
Como resultado obtendrás 5 casillas en la segunda fila, en la primera ingresa “actividades” y en el resto los nombres de la semana “semana 1”, “semana 2”.
Paso #13.- Actividades a realizar✔
En las casillas de la primera columna ingresa el nombre de cada actividad.
Paso #14.- Agrega título al Cronograma✔
Selecciona toda la primera fila y combina las celdas como en pasos anteriores, titula “CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES”.
Paso #15.- Sombrea el inicio y término de una actividad✔
Agrega color a cada una de las casillas de columnas y filas para marcar cuando inicia y termina la actividad, por ejemplo, con el puntero sombrea una actividad que dure desde el L-10 hasta J-13 y combinar las celdas.
Paso #16.- Dale color y asigna a un responsable✔
Para dar color selecciona de nuevo la celda y has click en el menú “Diseño” click en “sombreado” y selecciona el color que desees, luego párate encima de la celda y escribe el nombre del equipo o del encargado de esa actividad.
Paso #17.- Repite el paso anterior hasta culminar✔
Por último, repite este procedimiento (pasos 16-17) hasta llenar el cronograma con las actividades requeridas.
¿Cómo Hacer un Cronograma de Actividades Diarias?
Un cronograma de actividades puede dividirse en meses, semanas, días e incluso horas, en este apartado te enseñaré cómo puedes realizar un cronograma de actividades que semanalmente sea renovado, así podrás verificar más de cerca tu avance y para esto podemos usar el formato de Word.
Paso #1.- Abre un documento Word en horizontal
Abre un documento nuevo en la herramienta Word y configura la página haciendo click en la opción “disposición” de la barra de herramienta luego “Configurar página”, click en “orientación” y selecciona “horizontal”.
Paso #2.- Guarda el documento
Has click en “Archivo” luego selecciona “Guardar”, se desplegará una ventana en donde ingresarás el nombre del documento, elige la carpeta para guardarlo y el formato “documento de Word”, presiona el botón “guardar”.
Paso #3.- Opción Insertar tablas
Inserta la tabla de tu cronograma de actividades haciendo click en “Insertar” de la barra de herramientas, has click en la opción “Tablas”.
Paso #4.- Toma en cuenta los días de la semana y tus horas de trabajo
Luego selecciona “Insertar tablas” para ello ten en cuenta los 7 días de la semana y las horas en las que empieza y termina tu jornada, por ejemplo de 6am-6pm.
Paso #5.- Inserta 8 columnas
Los días de la semana y la hora irán dentro de las columnas, por lo tanto necesitas insertar 8 columnas.
Paso #6.- Inserta 14 filas
Las horas de actividad, los nombres de los días y el titulo irán en las filas, por lo que debes insertar 14 filas.
Paso #7.- Cambia las propiedades de la tabla
Con el puntero selecciona toda la tabla, has click derecho y selecciona “propiedades de tabla” luego click en “Columna” y cambia el tamaño a 3 cm, luego marca en “Fila” click en “especificar tamaño” llévalo a 1 cm.
Paso #8.- Agrega título al cronograma
Es hora de que agregues el titulo, para ello selecciona toda la primera fila, click derecho y “combinar celdas”, luego párate sobre la fila y agrega el titulo.
Paso #9.- Identifica las columnas de hora y días de la semana
En primera celda de la segunda fila inserta la palabra “HORA” y en las siguientes celdas los días de la semana, uno por cada una.
Paso #10.- Una casilla para cada hora de tu jornada laboral
En las casillas de la primera columna debajo de “HORA” inserta el tiempo que dura tu jornada, una celda por cada una.
Paso #11.- Agrega cada actividad y el tiempo que ocupara
Luego empieza agregar las actividades por cada día de la semana y el tiempo que ocupará realizarlas en las casillas correspondientes, de esta manera tu cronograma de actividades diarias quedará listo.
¿Cómo Hacer un Cronograma de Actividades?
Para tener un óptimo aprovechamiento del tiempo durante un proyecto, es importante que los equipos cuenten con un cronograma de actividades, que les detallará los pasos a seguir, para hacerlos, existen varios métodos, sin embargo, todos resumen los pasos que voy a enseñarte a continuación.
Paso #1.- Investigación y recopilación de información✔
Investigación y recopilación de información, organiza y reúne toda la información que necesites para realizar el proyecto, en base a ésta prevé sus deadlines, obstáculos y las amenazas que puedan presentarse.
Paso #2.- Incluye las tareas específicas y sus riesgos✔
Especifica las tareas que deben llevarse a cabo para completar el proyecto, también debes incluir el o los riesgos de cada una de éstas.
Paso #3.- Establece el tiempo para cada tarea✔
Define la relación entre las tareas y la secuencia en que marcharán, esto quiere decir cuáles se harán de manera individual y cuáles de forma paralela o al mismo tiempo.
Paso #4.- Asigna cada tarea a una persona o grupo de trabajo✔
Delega responsabilidades y asigna recursos, cada tarea estará a cargo de una persona o grupo de personas que la llevarán a cabo, así mismo éstos necesitarán una cantidad de recursos materiales para ejecutarlas.
Paso #5.- Lapsos de entrega determinados✔
Por último, fija lapsos de tiempo de entrega, cada tarea debe ser completada en un lapso de tiempo de determinado, sin embargo, agrega tiempo extra tomando en cuenta los riesgos e imprevistos.
¿Cómo Hacer un Cronograma de Actividades de un Proyecto?
A la hora de entregar un proyecto, utilizar el modelo o diagrama de Gantt es la mejor opción, ya que permitirá tener una visión global del mismo sin que se te escape ningún detalle, aunque antes de construir este diagrama también será necesario que sigas una serie de pasos necesarios para hacer un cronograma de actividades de un proyecto.
Paso #1.- Responde las siguientes preguntas antes de iniciar;
Define el alcance de tu proyecto, debes tener claro desde un inicio cual será el producto final, qué resultados esperan obtener, por esta razón antes de iniciar es necesario respondas algunas preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos del proyecto? Es decir, por qué lo estás haciendo
- ¿Cuál es el producto final? Relata lo que deseas conseguir
- Criterios de calidad, que nivel quieres que tenga, solo bueno o perfecto
Paso #2.- Estructura desglosada de trabajo
Realiza una EDT (estructura desglosada de trabajo); una vez has definido el producto final desglósalo en una lista con todas las entregas que debes hacer antes. Todos aquellos productos que te llevarán a que el producto final se termine y sea entregado, estas tareas son diferentes al resto de tareas del proyecto.
Paso #3.- Lista de tareas previas a la entrega del proyecto
Ahora si puedes hacer la lista de tareas para el resto de las actividades del proyecto que son todas las actividades que debes cumplir para que las pequeñas entregas previa de producto final se lleven a cabo.
Paso #4.- Establece la relación entre cada una de las tareas
Señala cómo las tareas se relacionan entre si, al tener tu lista de tareas reconoce cuáles de éstas no se puede empezar hasta que otra esté lista, esto es importante para establecer en qué orden se realizarán, sobre todo si trabajan varios equipos.
Paso #5.- Tiempo que durara cada tarea y actividad
Calcula el tiempo necesario para cada tarea, debes definir con el equipo de trabajo en promedio cuanto tomará cada tarea, sé realista con los plazos y toma en cuenta tiempo extra por si llega a presentarse algún inconveniente.
Paso #6.- Realiza diagrama de Gantt
Es hora de crear el diagrama de Gantt; puedes hacerlo con la herramienta que desees, recuerda que en el diagrama las tareas son representadas de manera horizontal y su tamaño representará la cantidad de tiempo empleada para realizarse.
¿Cómo Hacer un Cronograma de Actividades en Excel?
Excel también es una excelente herramienta en la que podemos realizar nuestros cronogramas de actividades de manera práctica y sencilla, no debes pagar un software diferente y que solo usarás una vez, sin embargo, si aún no sabes cómo utilizar Excel para este propósito no te preocupes, en el siguiente apartado aprenderás.
Paso #1.- Crea y guarda un documento en Excel✔
Abre un nuevo documento en Excel y guárdalo haciendo click en “archivo” luego selecciona “guardar” elige la carpeta que desees y en formato verifica “libro de Excel” presiona el botón “guardar”.
Paso #2.- Ingresa las actividades a realizar y sus fechas✔
En la hoja de cálculo a modo de lista ingresa todas las actividades que debes realizar, fecha de inicio, plazo de entrega, fecha de entrega.
Paso #3.- Opción Insertar Gráfico✔
Párate fuera de la tabla de información que creaste, en cualquier casilla; Busca dentro de la barra de herramientas el menú “Insertar” selecciona la opción “Gráficos” y luego Barra 2D/Barra apilada.
Paso #4.- Selecciona datos✔
Se abrirá un cuadro de dialogo blanco, vuelve a la opción “gráfico” y has click sobre “seleccionar datos”.
Paso #5.- Origen de los datos✔
Se abrirá la ventana “Seleccionar el origen de datos”, busca el botón “agregar” y has click sobre él, a continuación, se integrarán con el nombre serie 1.
Paso #6.- Ingresa los valores de Y✔
A continuación del lado derecho ingresa en los valores de Y, has click sobre el botón que está justo al lado de esta opción y establece las fecha de inicio del proyecto, luego presiona “aceptar”.
Paso #7.- Crea una segunda serie✔
Repite los pasos 5 y 6, para crear la serie 2, al agregar el valor Y puedes incluir el tiempo de duración del proyecto, si deseas otra serie repite los pasos 5,6 y 7.
Paso #8.- Modifica etiquetas de la serie 2✔
Modifica las etiquetas horizontales de la serie 2, para ello vuelve al paso 5 en “seleccionar datos” cuando hagas click se abrirá una ventana emergente busca “Serie 2” selecciona y has click en “etiquetas del eje horizontal”.
Paso #9.- Selecciona nombre de las actividades✔
Elige el icono al final de la línea y selecciona el nombre de las actividades, luego has click en «aceptar».
Paso #10.- Formato de la serie de datos✔
Has click derecho sobre alguna de las barras de datos y selecciona “dar formato a serie de datos”, luego ve al icono del bote de pintura y selecciona sin relleno.
Paso #11.- Selecciona categorías de orden inverso✔
Párate en las casillas de los nombres de las actividades, selecciona has click derecho, luego “dar formato a eje” selecciona “categorías en orden inverso”.
Debes establecer el inicio y final de las barras de la gráfica para ello en celdas diferentes escribe la fecha de inicio de la primera actividad y la fecha de final.
Vuelve al gráfico has click derecho sobre su eje horizontal, selecciona “dar formato a eje”, escribe las fechas límite del inicio y el final de tu proyecto, ¡eso es todo! Ya tu cronograma de actividades en Excel está listo.
¿Qué es el Cronograma de Actividades?
Podemos definir a un cronograma de actividades como un gráfico o una tabla divida en una serie de columnas que contemplarán cada aspecto de éste (actividad, tiempo, recurs, entre otros) y filas que representarán cada una de las actividades. Este es un recurso gráfico vital para los equipos de trabajo y compañías, ayudándoles a visualizar el proyecto de forma global.
Una de las principales características del cronograma de actividades es que es especifico, refleja cada paso que se debe dar y el momento para hacerlo, determina además quién estará a cargo, así como los riesgos y los obstáculos a los que pueden enfrentarse, todo esto con el fin de administrar el tiempo y los recursos de manera efectiva y eficiente.
¿Cuáles son los Tipos de Cronograma de Actividades?
A la hora de realizarlos pueden seguirse diferentes métodos, éstos se seleccionarán según sea la necesidad del proyecto, esto quiere decir, que no hay uno que sea mejor que otro, todos son muy efectivos, sin embargo, cada proyecto se adapta mejor a unos que a otros; si quieres saber cuáles son en el siguiente apartado puedes encontrarlos.
#1: Modelo Gantt o diagrama de Gantt
Puede decirse que es el modelo de cronograma de actividades más utilizado, una de las razones es porque se adapta a cualquier proyecto, no importa el que sea y además es usado desde hace mucho tiempo, es bastante sencillo y especifico.
Esta divido por filas que representan cada una de las actividades, que son atravesadas por columnas representado cada aspecto o fase de la actividad y la relación que hay entre éstas se basa en, por ejemplo, la fase 2 no comienza hasta que la 1 este a la mitad, o la 3 comienza cuando la primera esté lista.
#2: Diagrama de PERT
Es utilizado para dirigir proyectos complejos y funciona muy bien para complementar otros métodos de cronograma de actividades, el diagrama de PERT funciona relacionando cada una de las tareas entre si y calcula el tiempo que tomará cumplir cada una.
#3: Modelo CPM o Critical Path Method
En español puede traducirse como método de camino critico; es usado cuando se quiere calcular el camino más corto para terminar un proyecto, con la intención de optimizar todos los recursos disponibles y hacer lo más sencilla posible la gestión del mismo.
De esta manera hemos llegado al final, queremos agradecerte por leernos hasta aquí y esperamos que esta información te sea de mucha ayuda para realizar tu propio cronograma de actividades, por último, queremos invitarte a que sigas disfrutando de todo el contenido preparado para ti en nuestro sitio web ¡te esperamos!
